仕事のMicrosoft 365を開いたつもりが、個人用アカウントの画面になっている。お気に入りには仕事と趣味のサイトが混ざり、ログインし直すたびに「今はどちらのアカウントだろう」と確認する——Microsoft Edgeを一つの状態で使い続けると、こんな小さな迷いが積み重なります💦
そこで使えるのが、Edgeのプロファイルです。仕事用と個人用を別々のプロファイルにすると、設定、ブックマーク、拡張機能、テーマなどを分けて使えます。Microsoft公式も、複数のプロファイルを仕事用または個人用の閲覧に使えると案内しています。
ただし、プロファイルを作れば自動的にすべて安全になるわけではありません。どのプロファイルで開いているかを見分ける工夫、同期する項目の確認、共有パソコンでの注意が必要です。この記事では、初心者向けに作成と切り替えの手順、間違いを減らす設定、削除前の注意まで整理します。
Edgeのプロファイルとは？ウィンドウを分けるだけではない
プロファイルは、Edgeの中に作る「用途別の利用場所」のようなものです。単にタブやウィンドウを二つ開くのとは違い、それぞれに個別の設定やブックマーク、拡張機能、テーマを持たせられます。
たとえば、仕事用プロファイルには次のようなものをまとめます。
- Microsoft 365や業務システムへのログイン
- 仕事で使うお気に入り
- 業務用の拡張機能
- 仕事用アカウントで同期する履歴や設定
個人用プロファイルには、買い物、趣味、個人メール、家庭の手続きなどをまとめます。こうすると、仕事のWeb会議を開いたのに個人アカウントで参加してしまう、個人の検索候補が仕事中に出る、といった混在を減らしやすくなります。
最初は「ウィンドウを二つにすれば同じでは？」と思いやすいところです。私も仕組みだけを見ると、少し大げさに感じます🤔 でも、普通の新しいウィンドウは同じプロファイルの状態を引き継ぎます。ログイン状態やお気に入りを用途ごとに分けたいなら、プロファイルを分ける方が筋が通っています。
仕事用と個人用のプロファイルを作る手順
Microsoft公式が案内している基本手順はシンプルです。画面の名称は更新で少し変わる場合がありますが、入口は右上のプロファイルアイコンです。
- Microsoft Edgeを開く
- 右上にあるプロファイルアイコンをクリックする
- 「新しいプロファイルの設定」を選ぶ
- 「個人用」または「職場または学校」を選ぶ
- 「サインインしてデータを同期する」または「データなしで開始する」を選ぶ
- 確認して、新しく開いたEdgeウィンドウを使い始める
新しいプロファイルは、別のEdgeウィンドウで開きます。すでに個人用アカウントでEdgeを使っているなら、新しく仕事用プロファイルを作る方法が分かりやすいでしょう。逆でも構いません。
サインインは必須ではなく、公式手順には「データなしで開始する」選択肢もあります。ただし、複数の端末でお気に入りや設定を引き継ぎたい場合は、使うアカウントを確認してからサインインと同期を選びます。
ここで急がない方がよいのが、アカウントの選択です。会社や学校から指定されたアカウントがある場合、個人のMicrosoftアカウントを代わりに使わず、組織の案内を確認してください。管理者によって同期や拡張機能などが制限されることもあります。
切り替えは右上の顔・イニシャルから
プロファイルを切り替えるときは、右上のプロファイルアイコンをクリックし、使いたいプロファイルを選びます。Edgeは選んだプロファイルを新しいウィンドウで開きます。
操作自体は二手ほどですが、問題は「開いた後に見分けられるか」です。仕事中に複数のウィンドウを並べると、どちらが仕事用か分からなくなることがあります😅
見分けやすくするため、次の3つを最初に整えるのがおすすめです。
- プロファイル名を「仕事用」「個人用」など目的が分かる名前にする
- テーマの色を変え、ウィンドウの見た目で判断できるようにする
- 最初のお気に入りを一つだけ登録し、正しい側に保存されるか確かめる
アイコンや色だけに頼らず、重要な操作の前には右上のプロファイル表示を見ます。特に、ファイル共有、オンライン会議への参加、クラウド文書の編集、ネット通販の支払いでは、ログイン中のアカウント確認が役立ちます。
同期する項目は一度確認しておく
Edgeへサインインして同期を有効にすると、同じアカウントを使う端末間でデータを同期できます。Microsoft公式では、お気に入り、パスワード、履歴、拡張機能、設定、開いているタブ、フォームの入力情報、支払い情報などが同期対象として案内されています。
便利な反面、「サインインしたから何となく同期」では少し不安が残ります。住所やパスワードまで扱う可能性があるためです😳
パソコン版では、Edgeの「設定など」→「設定」→「プロファイル」→「同期」へ進むと、同期できるデータの種類を確認し、項目ごとにオン・オフを切り替えられます。
確認するときは、次の順が分かりやすいです。
- 今開いているのは仕事用か個人用か
- サインインしているメールアドレスは正しいか
- パスワードや支払い情報を同期する必要があるか
- 共有パソコンや他人が使う端末ではないか
- 組織のルールで同期が管理されていないか
Microsoftは、サインイン中に同期されたデータを削除すると、同期している他の端末からも削除される可能性があると警告しています。整理のつもりで履歴や保存情報を消す前に、対象が「この端末だけ」なのか「同期された全端末」なのかを確認してください。
ゲストとInPrivateは、仕事用プロファイルの代わりではない
Edgeには、ゲストとして閲覧する機能やInPrivateウィンドウもあります。どちらも便利ですが、仕事用と個人用を日常的に整理する目的とは少し違います。
Microsoft公式では、ゲストプロファイルは履歴やデータを保存しない一時的な閲覧に使うと説明しています。家族や来客が少しだけ調べ物をするとき、共有PCで自分のブックマークを見せたくないときなどには向いています。
一方、毎日使う仕事のお気に入りや設定を残したいなら、ゲストではなく仕事用プロファイルが向いています。InPrivateも、すべてのウィンドウを閉じると閲覧履歴、Cookie、サイトデータなどが削除されますが、匿名になる機能ではありません。会社や学校のネットワーク管理、アクセス先のWebサイトまで見えなくなるわけではない点にも注意が必要です。
使い分けを短くまとめると、次のようになります。
- 仕事用プロファイル：仕事のログインやお気に入りを継続して使う
- 個人用プロファイル：私用のログインや閲覧環境を継続して使う
- ゲスト：一時的に使い、履歴やデータを残したくない
- InPrivate：普段のプロファイル内で、一時的に閲覧データを残しにくくする
削除する前に「同期」と必要データを確認する
不要になったプロファイルは、プロファイルアイコンから「プロファイル設定」を開き、「その他のプロファイル」にある削除ボタンから削除できます。
ただ、削除は片付けの最後に回すのが安全です。まず名前とアイコンを確認し、本当に不要な側かを見ます。次に、お気に入り、保存済みパスワード、必要な履歴などが別の場所にも残っているか確認します。
会社や学校のアカウントなら、自分の判断だけでデータを移したり、個人アカウントへコピーしたりしないでください。業務データの持ち出しに当たる場合があります。退職、異動、端末返却などでは、組織の管理者や担当者の手順を優先します。
また、プロファイルを削除することと、Microsoftアカウントそのものを削除することは別です。Edge上の表示が消えたからといって、オンライン上のアカウントやクラウドデータまで必ず消えるわけではありません。ここは言葉が似ていて、初心者ほど戸惑いやすいところです。
最初は「色を変えて一日使う」で十分
Edgeの仕事用と個人用を分ける目的は、管理を複雑にすることではありません。今どちらのアカウントで作業しているかを分かりやすくし、ログイン間違いや情報の混在を減らすことです。
いきなりすべてのお気に入りや拡張機能を移す必要はありません。まず仕事用プロファイルを一つ作り、名前とテーマ色を変え、仕事でよく使うサイトを一つだけ開いてみます。その状態で一日使うと、自分にとって何を分けたいかが見えてきます😊
設定画面が見つからない、会社用と個人用のどちらでサインインしているか分からない、同期してよい項目を一緒に確認したい方は、SCROOMで実際の画面を見ながら整理できます。実際の業務データを開く前に、テスト用のお気に入りなど安全な内容から試してみましょう。